档案管理工作是档案提供利用的前提,档案经过整理,可以检验收集工作的质量,便于档案的鉴定、保管、统计和检索,促进档案工作各环节的良性运动。为了方便的档案材料统一、集中、有序保存,加强岔头乡档案管理工作,有效地保护和利用档案,促进各部门的协调和各项工作的顺利开展,为加大档案规范化管理力度,现按照湖南省档案管理标准的要求,结合我乡的工作实际,特制订实施方案如下:

1、成立档案整理工作领导小组,制定档案的分类方案,保管期限表和归档范围。

2、对单位的文件材料做认真的收集、分类、划期、立卷归档。

3、按照不同类别及其相互关系,进行合理的排列归类。

4、编写档案案卷目录等检索工具及编研工作,有序地为档案的提供利用工作服务。

二、档案的保存

1、保存地点:档案室档案柜

2、保存内容:包括过去和现在的岔头乡政府工作等不同形式的历史记录。

3、保存的具体方法见岔头乡档案管理制度规定。

三、实施步骤

(一)1、严格执行和完善岔头乡档案管理制度。根据国家档案局,结合我乡实际,在深入调查的基础依据《中华人民共和国档案法》、《湖南省档案管理条例》的有关规定上,完善岔头乡文件材料分类方案、归档范围和保管期限表,为归档文件材料的收集整理提供参照依据和标准。2、成立档案管理领导小组。为确保岔头乡档案目标管理达到标准化、规范化,成立档案小组,档案小组设党政办公室,易锦梅任组长,易紫芳、黄倩为成员。档案小组组织实施我乡档案管理实施工作。领导小组主要负责全乡的统一协调、项目论证、任务安排、经费使用监督和协商联系等档案管理工作。

(二)实施计划

1、收集整理各门类档案资料。

(1)文书文件材料的收集整理

按照归档范围对文书文件材料进行收集整理,对已经归档整理的文书案卷,按照标准进行全面系统检查整改,进一步规范。

(2)生产档案

自生产投产以来文件、资料和图纸,和其它相关图纸等进行重新装盒、编号整理。

(3)声像、图片文件材料的收集整理

对我乡在工作中形成的反映历史面貌及工作职能的重要会议、重大活动、工作成果的声像、图片资料进行收集和规范整理。

(4)电子文档文件材料的收集

对一部分整理不规范,散存在科室单位和个人手中的电子文档等进行收集和保护,规范整理。

(5)实物材料的整理

对我乡获得的奖证、奖牌、奖杯、奖品等具有保存价值的实物进行收集,分类存放档案室。

2、制定和完善档案管理制度。根据《中华人民共和国档案法》、《归档文件整理规则》等有关文件规定,建立健全归档、保管、保密、鉴定销毁、统计和利用等档案规章制度。同时结合我乡工作实际,制定相关门类资料的管理办法,如电子文本及图片等,进一步规范各门类档案资料的整理。

3、做好档案信息编研工作。编写全宗介绍、立卷汇编,整理专题汇集、发文汇集等参考资料,收集统计档案工作基本情况,编制案卷目录、案卷文件目录等检查工具。

4、完善基础设施,改善档案保管条件。一是档案室的位置、防护结构要求进行检查维护。二是购置安装、标准摆放档案密集架,合理安排档案库房、阅档室(荣誉室)和档案人员办公室,做到“三分开”;配齐档案柜、电脑、防光窗帘等设备设施,达到防尘、防光、防鼠、防虫等八防要求。三是将档案管理的相关制度上墙,整理好的各门类档案上架入库保管。